Hilfe zu AI4ECM
AI4ECM liest Belege mit künstlicher Intelligenz: Es erkennt die Dokumentart (Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, Kassenbon …), liest die Indexwerte aus, prüft sie und legt den Beleg in DocuWare Cloud ab, im Briefkorb (Postkorb) oder direkt im Archiv. Rechnungen und Gutschriften gehen zusätzlich an das owlOS Cloud ERP oder per Webhook an ein anderes ERP.
- Hochladen: PDF, Foto oder E-Rechnung, im Browser oder per API.
- Erkennen: Die KI liest den Beleg, meist in 10 bis 30 Sekunden.
- Prüfen: Beleg und erkannte Werte stehen nebeneinander; unsichere Werte sind farbig markiert.
- Freigeben: Mit einem Klick geht der Beleg nach DocuWare und ins ERP.
Anmelden & Passwort
Die Anmeldung erfolgt auf ai4ecm.de mit Benutzername und Passwort. Die Zugangsdaten vergibt der Administrator Ihres Unternehmens.
- Beim ersten Anmelden verlangt AI4ECM ein eigenes Passwort (mindestens 10 Zeichen).
- Nach 5 falschen Versuchen wird das Konto vorübergehend gesperrt.
- Passwort ändern: Mein Konto. Passwort vergessen: Ihr Administrator setzt es unter Team zurück.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Zusätzlich zum Passwort schützt ein zweiter Faktor Ihren Zugang. Einrichten unter Mein Konto → Zwei-Faktor-Anmeldung:
- Passkey oder YubiKey hinzufügen: Passkey auf Handy oder Computer (Fingerabdruck, Gesicht, Geräte-PIN) oder ein Sicherheitsschlüssel wie YubiKey (FIDO2). Bei der Anmeldung genügt dann Antippen bzw. Fingerabdruck.
- Authenticator-App hinzufügen: QR-Code mit Microsoft Authenticator, Google Authenticator, 1Password o. ä. scannen; bei der Anmeldung den 6-stelligen Code eingeben.
- Wiederherstellungscodes: Nach dem ersten Faktor zeigt AI4ECM zehn Codes – sicher aufbewahren. Jeder Code hilft einmal, wenn Schlüssel oder Handy fehlen.
Mehrere Faktoren sind möglich (z. B. YubiKey und Handy als Ersatz). Ist alles verloren, setzt Ihr Administrator unter Team die Zwei-Faktor-Anmeldung zurück. Der Betreiber kann sie je Unternehmen zur Pflicht machen (Admin → Allgemein).
Scannen mit Handy oder Tablet
Unter Scannen den Beleg fotografieren – am besten auf einem dunkleren Untergrund, alle vier Ecken im Bild.
- AI4ECM sucht den Beleg im Foto und legt einen Rahmen auf die Papierecken.
- Passt eine Ecke nicht, mit dem Finger an die richtige Stelle ziehen.
- Übernehmen: Der Beleg wird freigestellt, entzerrt und begradigt. Steht er auf dem Kopf, vorher Drehen tippen. „Scan-Optik“ macht das Papier weiß und die Schrift kräftiger.
- Mehrseitige Belege: Weitere Seite. Zum Schluss Als Beleg hochladen – mehrere Seiten werden ein PDF.
Als App: Im Browser „Zum Startbildschirm hinzufügen“ wählen (iPhone: Teilen-Symbol, Android: Menü). AI4ECM öffnet sich dann wie eine App direkt auf „Scannen“.
Belege hochladen
Unter Hochladen Dateien in das Feld ziehen oder klicken. Möglich sind PDF, JPG, PNG, WEBP und E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD-XML), bis 25 MB je Datei und bis 50 Dateien auf einmal. Auf dem Smartphone öffnet sich direkt die Kamera.
- Sammel-PDF: Liegen mehrere Belege in einer Datei, trennt AI4ECM sie automatisch in Einzelbelege.
- Doppelt hochgeladen: Dieselbe Datei wird erkannt, der vorhandene Beleg öffnet sich.
- Dublette: Gleicher Lieferant und gleiche Belegnummer wie ein früherer Beleg werden beim Prüfen gewarnt.
Belege prüfen
Unter Zu prüfen stehen alle Belege, die auf Ihre Freigabe warten. Links sehen Sie den Beleg, rechts die erkannten Werte.
Farben der Sicherheit
Jedes Feld zeigt, wie sicher sich die KI ist. Die Stufen richten sich nach der Prüfschwelle Ihres Unternehmens (Standard: 40 %):
- Grün ab 85 %: sehr wahrscheinlich richtig.
- Gelb ab 60 %: bitte kurz ansehen.
- Rot darunter: bitte prüfen und korrigieren.
Fundstelle und Übernehmen
Klicken Sie in ein Feld: Der Wert wird im Beleg markiert. Umgekehrt übernimmt ein Klick auf ein Wort im Beleg (oder eine Markierung mit der Maus) den Text in das gerade aktive Feld. Das funktioniert bei PDFs mit Textebene; bei Fotos tippen Sie den Wert ein.
Automatische Prüfungen
AI4ECM rechnet nach und meldet Auffälligkeiten: Netto + Steuer = Brutto, Summe der Positionen, Prüfziffer der IBAN, Format der USt-IdNr., Pflichtfelder und Dubletten.
Kontierung
Für Rechnungen schlägt die KI ein Sachkonto (SKR03 oder SKR04) vor, dazu Kostenstelle und Kostenträger. Korrekturen merkt sich AI4ECM im Lieferantenstamm und schlägt sie beim nächsten Beleg desselben Lieferanten vor.
Freigeben & ablegen
| Knopf | Wirkung |
|---|---|
| Freigeben & ablegen | Speichert Ihre Korrekturen, legt den Beleg in DocuWare ab und überträgt Rechnungen ans ERP. |
| Zwischenspeichern | Speichert Korrekturen, der Beleg bleibt zur Prüfung. |
| Neu erkennen | Lässt die KI den Beleg noch einmal lesen, z. B. nach Wechsel der Dokumentart. |
| Verwerfen | Der Beleg wird nicht abgelegt, bleibt aber mit Protokoll erhalten. |
| Erneut ablegen | Erscheint, wenn DocuWare oder das ERP einen Fehler gemeldet haben. |
| Ablage nachholen | Erscheint bei abgelegten Belegen, die damals nicht nach DocuWare oder ins ERP gingen, z. B. weil die Zuordnung erst später eingerichtet wurde. |
Jede Änderung steht im Protokoll des Belegs, mit altem und neuem Wert. Ist die automatische Freigabe eingeschaltet, gehen Belege ohne Prüfung durch, wenn die Sicherheit über der eingestellten Mindest-Sicherheit liegt, keine Dublette vorliegt und alle Prüfungen bestanden sind.
Status eines Belegs
| In Warteschlange | Eingegangen, die KI beginnt gleich. |
| KI liest … | Erkennung läuft. |
| Zu prüfen | Wartet auf Prüfung und Freigabe. |
| Wird abgelegt | Freigegeben, Übertragung an DocuWare und ERP läuft. |
| Abgelegt | Fertig. DocuWare-Dokument und ERP-Referenz stehen am Beleg. |
| Fehler | Erkennung oder Ablage ist fehlgeschlagen; Details am Beleg, dann „Neu erkennen“ oder „Erneut ablegen“. |
| Verworfen | Bewusst nicht abgelegt. |
| In Einzelbelege getrennt | Sammel-PDF; die Einzelbelege stehen eigenständig in der Liste. |
CSV und DATEV
Unter Alle Belege exportieren Prüfer und Administratoren die gefilterte Liste als CSV und erzeugen einen DATEV-Buchungsstapel für einen Zeitraum. Beraternummer, Mandantennummer und Konten richtet der Betreiber je Unternehmen ein.
Rollen & Team
| Erfasser | lädt Belege hoch und sieht seine eigenen. |
| Prüfer | sieht alle Belege, prüft, gibt frei, exportiert. |
| Administrator | wie Prüfer, verwaltet zusätzlich unter Team die Benutzer: anlegen, sperren und entsperren, Passwort zurücksetzen. |
Das Startpasswort eines neuen Benutzers wird nur einmal angezeigt. Bitte sicher weitergeben.
Betreiber-Admin
Der Admin unter /admin/ ist nur für den Betreiber und liegt hinter Cloudflare Access (Anmeldung mit MFA).
Je Kunde gibt es einen Mandanten mit diesen Reitern:
| Allgemein | Name, Belege je Monat, automatische Freigabe und Mindest-Sicherheit, Prüfschwelle, Sammel-PDFs trennen, Kontenrahmen und DATEV. |
| Benutzer | Kunden-Benutzer anlegen. Der erste sollte Administrator sein, er verwaltet sein Team danach selbst. Spalte DocuWare-Benutzer: der Login-Name in DocuWare (z. B. „axel“) – er landet im Prüfer-Feld, wenn „Freigegeben von (DocuWare-Benutzername)“ zugeordnet ist. |
| DocuWare | Verbindung zur DocuWare Cloud des Kunden. |
| Zuordnung | Je Dokumentart: Ziel (Briefkorb oder Archiv), welche Werte in welche DocuWare-Felder, ob ans ERP. |
| ERP | owlOS Cloud ERP oder Webhook. |
| Lieferanten | Lieferantenstamm ansehen, bearbeiten, per CSV importieren (Trenner ;). |
| Dokumentarten | Eigene Arten: Name, Beschreibung und Felder genügen, die KI erkennt sie ohne Training. |
| API | Schlüssel für die maschinelle Einlieferung. |
| Belege | Betreiber-Sicht mit Metadaten und Status. |
DocuWare verbinden
- Im Mandanten auf DocuWare: Adresse der Organisation (z. B.
https://firma.docuware.cloud), Benutzer und Passwort eintragen, Verbinden & testen. Empfehlung: ein eigener DocuWare-Benutzer „AI4ECM“ mit Schreibrecht auf die Ziel-Briefkörbe und -Archive. - Rechts erscheinen alle Archive und Briefkörbe der Instanz.
- Unter Zuordnung je Dokumentart das Ziel wählen. Beim Briefkorb liefert ein Archiv die Feldnamen; Felder automatisch zuordnen schlägt die Zuordnung vor.
Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Ohne Zuordnung landet ein Beleg im Standard-Briefkorb der Instanz, aber ohne Indexwerte; mit „Ablage in DocuWare: nein“ wird eine Dokumentart bewusst nicht übertragen. Wurde die Zuordnung erst nachträglich eingerichtet, holt Ablage nachholen (Admin → Belege) die Übertragung nach. Nimmt ein Briefkorb keine Indexwerte an, landet der Beleg ohne Index im Briefkorb und der Beleg zeigt einen Hinweis.
ERP anbinden
owlOS Cloud ERP
- Im ERP unter Einstellungen → API-Tokens einen Token anlegen, am besten für einen eigenen Benutzer mit Rolle Buchhaltung.
- Liegt das ERP hinter Cloudflare Access: einen Access-Service-Token anlegen und für den Pfad
/api/faktura/incomingzulassen. - Im Mandanten auf ERP: Adresse, API-Token, Client-ID und Client-Secret eintragen, Speichern, Verbindung testen.
Übertragen werden Rechnungen und Gutschriften mit Lieferant, Beträgen, Positionen und PDF. Im ERP stehen sie unter Eingangsrechnungen. Doppelte Übertragung ist ausgeschlossen.
Anderes ERP (Webhook)
AI4ECM sendet bei jeder Freigabe JSON mit allen Werten und dem Beleg (base64) an Ihre Adresse.
Die Signatur steht im Header x-ai4ecm-signature: sha256=<HMAC>.
Einlieferungs-API
Scanner, Mail-Postfächer und andere Systeme liefern Belege per HTTP ein. Den Schlüssel erzeugt der Betreiber im Mandanten unter API.
curl -X POST https://ai4ecm.de/api/v1/documents \ -H "Authorization: Bearer ai4_…" \ -F "file=@rechnung.pdf"
Mehrere Dateien: Feld files mehrfach senden (bis 50). Die Antwort enthält je Datei die Beleg-ID.
Stand und erkannte Werte abfragen:
curl https://ai4ecm.de/api/v1/documents/<beleg-id> -H "Authorization: Bearer ai4_…"
Häufige Fragen
Die KI hat die falsche Dokumentart erkannt.
Oben in der Prüfansicht die richtige Art wählen und Neu erkennen klicken.
Ein Beleg steht auf „Fehler“.
Die Ursache steht am Beleg (z. B. DocuWare nicht erreichbar). Nach der Behebung Erneut ablegen; bereits Übertragenes wird nicht doppelt gesendet.
In DocuWare steht eine falsche Dokumentenart.
Felder mit Auswahlliste brauchen exakt einen Wert aus dieser Liste. Im Admin unter Zuordnung → Auswahlwerte aus DocuWare den passenden Wert anklicken (er wird als fester Wert übernommen) und speichern.
Der Beleg ist abgelegt, aber nicht in DocuWare.
Unten in der Prüfansicht unter Ablage steht der Grund, meist „Ablage in DocuWare abgeschaltet“ oder keine Verbindung. Nach der Korrektur Ablage nachholen klicken.
Klicken im Beleg übernimmt keinen Text.
Das geht nur bei PDFs mit Textebene. Bei Fotos und reinen Scans den Wert bitte eintippen.
Wo liegen meine Belege?
Die Originale liegen im Speicher von Cloudflare mit Standort Westeuropa. Zugangsdaten zu DocuWare und ERP sind zusätzlich mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt.
Versionen
Aktuell: …