Datenschutzerklärung

Stand: 18.10.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für diese Website ist Axel Weichert, Weichert.at, Elmweg 20b, 32130 Enger, Deutschland, E-Mail info@ai4ecm.de, Telefon +49 5224 9299714 (siehe Impressum).

Für die Belege, die Kunden in AI4ECM verarbeiten, ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher; Weichert.at verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Weisung des Kunden. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir auf Anfrage bereit.

2. Aufruf der Website

Beim Aufruf von ai4ecm.de verarbeiten wir technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Das dient der Auslieferung, Stabilität und Sicherheit der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Server-Protokolle werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Cookies, keine Tracking-Dienste und keine extern geladenen Schriftarten oder Skripte ein.

3. Hosting und Infrastruktur

AI4ECM läuft auf der Plattform von Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA (Cloudflare Workers, Datenbank D1 und Speicher R2). Datenbank und Belegspeicher liegen in der Region Westeuropa. Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Soweit Daten in die USA übertragen werden, stützt sich dies auf das EU-U.S. Data Privacy Framework, unter dem Cloudflare zertifiziert ist, sowie auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

4. Kundenkonto und Anmeldung

Für Kundenkonten verarbeiten wir Benutzername, Anzeigename, optional E-Mail-Adresse und DocuWare-Benutzername, das Passwort ausschließlich als Hash, eingerichtete zweite Faktoren (öffentlicher Schlüssel eines Passkeys bzw. Sicherheitsschlüssels, verschlüsseltes TOTP-Geheimnis, gehashte Wiederherstellungscodes) sowie ein Protokoll der Aktionen je Beleg. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Nach der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (HttpOnly, nur über HTTPS). Es ist für die Nutzung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und verfällt mit der Abmeldung bzw. nach Ablauf der Sitzung.

5. Verarbeitung der Belege

Hochgeladene, gescannte, per E-Mail oder Schnittstelle eingelieferte Belege werden im Belegspeicher abgelegt. Zur Erkennung von Dokumentart und Indexwerten wird der Beleg an das KI-Modell Claude der Anthropic, PBC, 548 Market St., San Francisco, CA 94104, USA, übermittelt; die Anfrage läuft über das AI Gateway von Cloudflare. Anthropic verwendet über die Programmierschnittstelle übermittelte Daten nach seinen gewerblichen Bedingungen nicht zum Training seiner Modelle. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Fotos, die mit der Funktion „Scannen“ aufgenommen werden, werden im Browser des Geräts zugeschnitten, entzerrt und bereinigt; zur Erkennung der Papierecken wird eine verkleinerte Fassung des Fotos an das KI-Modell übermittelt.

Auf Weisung des Kunden übertragen wir Belege und Indexwerte an die vom Kunden angebundenen Systeme, insbesondere dessen DocuWare-Instanz und dessen ERP-System. Zugangsdaten zu diesen Systemen speichern wir verschlüsselt.

Beim Eingang per E-Mail verarbeiten wir die Absenderadresse und die Anhänge; der Text der E-Mail wird nicht gespeichert. Die Absenderadresse steht im Protokoll des Belegs.

6. Speicherdauer

Belege, Indexwerte und Protokolle speichern wir, solange der Kunde sie in AI4ECM vorhält, längstens bis zum Ende des Vertrags; danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Die revisionssichere Aufbewahrung erfolgt im DMS bzw. ERP des Kunden.

7. Kontakt

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO) und löschen sie, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an info@ai4ecm.de. Betrifft Ihr Anliegen Belege eines unserer Kunden, leiten wir es an diesen weiter.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.